Request for Proposal

Een Request for Proposal (RFP) is een document dat een bedrijf maakt om voorstellen van potentiële leveranciers te ontvangen voor een gewenste ICT-oplossing. De RFP geeft aan wat het bedrijf zoekt en stelt evaluatiecriteria voor de beoordeling van de voorstellen.
Een RFP omvat in het algemeen de achtergrond van het bedrijf, een set van specificaties die de oplossing te beschrijven, en evaluatiecriteria die duidelijk maken hoe voorstellen zullen worden beoordeeld. Een RFP kan ook een statement of work bevatten, waarin de taken die moeten worden uitgevoerd door de winnende bieder, inclusief een tijdlijn voor het verstrekken van deliverables zijn vastgelegd.

Waarom een RFP?

Een RFP kan worden afgegeven voor een aantal redenen. In sommige gevallen zoals bij de overheid zijn ze formeel verplicht een open aanbesteding te doen. Zij doen dit met openbare publicaties van RFP’s. Bedrijven die niet verplicht zijn doen het om te profiteren van meerdere bieders en perspectieven. En bij grote ICT-projecten voor het zoeken naar een geïntegreerde oplossing waarin een mix van technologieën, leveranciers en potentiële configuraties nodig is. Denk bijvoorbeeld aan de overgang van een op papier gebaseerde systeem naar een computergebaseerd systeem. Hierbij zou de vraag voorstellen voor alle hardware, software en opleiding van de gebruikers kunnen zijn om het nieuwe systeem te integreren in de organisatie. Dit vraagt meestal om de samenwerking van meerdere partijen om een voorstel op te stellen. Terwijl een voorstel voor een eenvoudige hardware upgrade door een enkele leverancier kan worden opgesteld.
Een organisatie kan ook een RFP uitvaardigen om de concurrentie te versterken en de kosten van de oplossing te verlagen. Dat gezegd hebbende, een voorstel wordt geaccepteerd op basis van de meeste passende specificaties en niet altijd het laagst geprijsde bod.

Kwaliteit van de RFP

Een RFP moet voldoende detail bevatten zodat de voorstellen met elkaar vergeleken kunnen worden, maar ruimte openlaten voor creativiteit. De vaardigheid waarmee een RFP wordt opstelt kan het succes of falen van de resulterende ICT-oplossing dicteren. Als de gestelde eisen te vaag zijn kan de bieder het doel missen als zijn ontwerpt te veel een andere oplossing impliceert. Al te gedetailleerde en strenge eisen, echter, beperken de creativiteit van de bieders en belemmeren innovatie.

Selectie en toekenning

Het RFP-proces kan beginnen met een ontwerp-RFP; bieders beoordelen de ontwerp-RFP en doen voorstellen voor verbetering waarna een herziening van de ontwerp-RFP wordt verspreid aan de bieders. De uiteindelijke RFP, als gevolg van feedback ontvangen tijdens de ontwerp fase wordt dan uitgegeven voor voorstellen van bieders. Het bedrijf kan een eerste selectie maken uit de bieders om met een kleinere groep onderhandelingen te voeren over de prijs en de technische details. Het bedrijf kan dan de resterende bieders uitnodigen om een best-and-final-offer ter te maken ter voorbereiding van de definitieve selectie en het toekennen van het contract.

Ik kan u van dienst zijn in bij het schrijven van de RFP en het beoordelen van de voorstellen. Neem contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.