Online zoeken en boeken
Regardz Online heeft het mogelijk gemaakt voor klanten en bezoekers van de website te zoeken naar beschikbaarheid binnen alle locaties en te boeken. Dit zonder tussenkomst van medewerkers.
Tijdens het boekingsproces kunnen ook versnaperingen of uitgebreide arrangementen worden toegevoegd.

Zoeken en boeken

Backoffice
De backoffice is de gebruikers interface die voor de day-to-day business wordt gebruikt door bijna alle medewerkers van Regardz. Door de medewerkers van de telefonische verkoop, de frontdesk van de locaties, het keukenpersoneel, marketing, administratie en management.
Voor de backoffice is een speciale technologie gebruikt (ExtJS). Met deze technologie lijkt het een desktop applicatie maar is volledig webbased. De reden dat ik voor deze technologie gekozen heb is omdat het snel ontwikkeld en super snel is tijdens het gebruik.

Regardz Online Backoffice

Dashboard
In de backoffice heb ik een dashboard ontworpen die de medewerkers direct inzicht geeft in alle taken en acties die voor hem of haar belangrijk zijn. Vanuit het dashboard kan ook direct actie worden ondernomen.

Dashboard

Rollen en rechten
Alle medewerkers van Regardz en van verschillende Associated Business Partners werken met het systeem. Binnen een grote organisatie als Regardz hebben personen vaak verschillende rollen, vaak ook nog verschillende rollen op de verschillende locaties.
Regardz Online heeft daarom een uitgebreid rollen en rechten systeem om iedereen de juiste functionaliteiten beschikbaar te stellen.

Rollen en rechten

Customer Relations Management
Aan veel activiteiten liggen de klanten ten grondslag. Daarom is in de backoffice van Regardz Online een uitgebreid CRM systeem ontwikkeld volgens de eisen en bedrijfsprocessen van Regardz.
Het bevat alle functionaliteit dat je van een CRM-systeem mag verwachten, zoals beheer contacten, contractbeheer, inzicht in de boekingsgeschiedenis, financiële status, standaard mail berichten, notificaties, overdragen van taken, et cetera.
Daarnaast is Regardz Online gekoppeld aan MailPlus zodat de marketing afdeling direct selecties kan maken voor marketing mailingen zonder eerst exports te hoeven maken op basis van criteria.

Customer Relations Management

Boekingswizard
De boekingswizard in de backoffice is een vele malen uitgebreidere versie van het boekingsproces op de website. De boekingswizard voorziet de medewerker van alle informatie die belangrijk zijn tijdens het boekingsproces. Deze informatie is direct voor handen en wordt op een handige manier aangeboden.
De boekingswizard is uniek binnen de hospitality branche.

Boeking Wizard

Integratie met AFAS
Regardz Online is geen financieel pakket. Daarvoor heeft een vergaande integratie met AFAS plaatsgevonden. De offerten, facturen, credit facturen en kassabonnen voor de directe verkoop worden in AFAS gegenereerd en zijn direct beschikbaar in Regardz Online.
Ook zijn verschillende tools ontwikkeld om controles uit te voeren of beide systemen in sync zijn en zo niet, om eenvoudig te kunnen uitzoeken waar het probleem ligt.

Integratie met AFAS

Uitgebreide instellingen
Regardz Online beschikt over uitgebreide instellingen om alle aspecten van de business te kunnen regelen. Bijvoorbeeld de locatie informatie tot op het niveau van de plattegronden, de beschikbaarheid van de zalen, producten en arrangementen met de geldende prijzen, yield calenders, et cetera.
Er is zelfs rekening gehouden met mogelijke toekomstige BTW wijzigingen.

Uitgebreide instellingen

Extraaz Spaarprogramma
Ook het Extraaz spaarprogramma is toegevoegd aan het systeem. Voor het eerst sparen de klanten automatisch op basis van hun boekingen. Dit was voorheen niet mogelijk en nam veel tijd in beslag van de administratie medewerkers.
Ook de webwinkel om de punten te verzilveren is geïntegreerd en geautomatiseerd in de website.
De artikelen kunnen worden beheerd in de backoffice.

Extraaz Spaarprogramma

Regardz Online

Regardz exploiteert een tiental meeting centers in Nederland. Ze hebben de economische recessie als gelegenheid genomen om verschillende interne softwaresystemen (Delphi, Fedelio, Micros en Opera) die niet goed aansloten op hun processen te vervangen door een maatwerkoplossing. De nieuwe oplossing vereenvoudigt en versneld de processen en heeft de mogelijkheid voor nieuwe business gecreëerd. Het maakt real-time online boeken in hun eigen meeting centers en dat van Associated Business Partners mogelijk. Daarnaast handelt het alle interne processen van de dagelijkse werkzaamheden in de meeting centers en het hoofdkantoor af. Veel van de oplossingen die voor het systeem zijn bedacht zijn uniek voor de hospitality branche.

Integraties

De oplossing heeft integraties met de volgende bestaande software:

AFAS
Love My Costumer
MailPlus
SSRS Reports

Uitgeoefende rollen

Consultant, Business Analist, Functioneel Ontwerper

Mijn bijdrage

Adviseren over de financiële stromen
Definiëren van processen en workflows
Wire-framing van alle schermen
Het ontwerpen van een deel van de database-architectuur
Het ontwerpen van de interfaces voor de integratie met de bestaande software
Functioneel aansturen van de ontwikkelteams in India en Roemenië
Sterk betrokken bij het migratie proces van data uit de oude systemen

Jaar

2012-2014

Website

Relatie

Direct met klant